Nach und nach können Angestellte nun an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Damit dies gelingt, ist es wichtig, dass die Personalabteilung und das Management den Kollegen dabei helfen – und nicht erwarten, dass jeder und jede so einfach wie möglich zurückkehren kann. In diesem Leitfaden für die Personalabteilung helfen wir und geben Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter optimal bei der Rückkehr ins Büro unterstützen.
Die Rückkehr ins Büro kann für manche stressig sein, aber mit gründlicher Planung, klarer Kommunikation und Dialog kann die Personalabteilung den Mitarbeitern helfen, sicher durch den Übergang von der Heimarbeit zur physischen Anwesenheit zu navigieren.
Lesen Sie Auch: Vorbeugung von Handgelenkschmerzen bei der Büroarbeit
Viele Unternehmen möchten, dass ihre Mitarbeiter schnell ins Büro zurückkehren. Aber es ist wichtig zu bedenken, dass dies nicht über Nacht geschehen kann. Es wird höchstwahrscheinlich einige Zeit dauern, bis sich viele daran gewöhnt haben, wieder da zu sein – und somit auf dem gleichen Niveau wie zuvor arbeiten können.
Leitfaden für die Personalabteilung: Was ist die Rolle der Personalabteilung?
Die Personalabteilung ist das Bindeglied zwischen dem Management und den Mitarbeitern bei der Aufgabe, alle sicher zurückzubringen. Daher besteht eine große Kommunikationsaufgabe darin, klar zu kommunizieren – sowohl dem Management als auch den Mitarbeitern gegenüber – was passieren soll und welche Erwartungen existieren.
Ein proaktiver Ansatz ist entscheidend, bei dem man die Erwartungen von beiden Seiten artikuliert. Es ist eine Illusion zu glauben, dass die Dinge so sein werden wie vorher.
Es geht sowohl um die physische Arbeitsumgebung als auch um den mentalen Aspekt. Lange Zeit von zu Hause aus zu arbeiten mag für einige eine Belastung gewesen sein, während andere darin aufgegangen sind und gesehen haben, welche Möglichkeiten es ihnen bietet. Die Herausforderung besteht darin, jeden bei der Umstellung und der Art und Weise, wie man sich in Zukunft organisieren möchte, zu unterstützen.
Helfen Sie Mitarbeitern bei der Rückkehr in ein gutes Arbeitsumfeld
Räumlich muss eine Entscheidung getroffen werden, wie man sich am besten anordnet. Es sollte nicht am einzelnen Mitarbeiter liegen, für genügend Abstand zu sorgen – solange die Pandemie noch ein Thema ist. Unterstützen Sie die Mitarbeiter, indem Sie die Gesamtentscheidungen im Voraus treffen. Soll das Büro anders eingerichtet werden als bisher, ist darauf zu achten, dass auch in den neuen Räumen auf eine gute Ergonomie geachtet wird – egal, ob der neue Raum im Home Office, auf einem Flugplatz oder einfach nur an einem neuen Fenster im Büro liegt.
Denn nach einer langen Zeit des Arbeitens von zu Hause aus mit unterschiedlicher– und oft schlechter– Ergonomie, ist eine gute Ergonomie nach relevanter als je zuvor.
Lesen Sie auch: Sind Sie bereit für den hybriden Arbeitsplatz?
Gewöhnen Sie sich von Anfang an gute Gewohnheiten an, wenn Sie ins Büro zurückkehren
Um gut ins Büro zurückzukehren, ist es wichtig, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten einen Plan erstellen. Es macht es einfacher, nicht in alte, schlechte Gewohnheiten zurückzufallen und gleichzeitig Ihre Arbeitserwartungen in Einklang zu bringen.
Viele von uns neigen dazu, viel zu viel zu arbeiten, wenn wir ins Büro zurückkehren. Wir versuchen dann alle Stapel abzuarbeiten, die auf dem Tisch liegen. Anstatt diesen Fehler zu machen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und eventuell mit Ihren Kollegen darüber, wie Sie Prioritäten setzen können, damit Sie nicht vor Arbeit ertrinken.
Sobald Sie die Stapel priorisiert haben ist es einfacher, einen Rahmen für Ihren Arbeitstag festzulegen, damit Sie nicht zu viel arbeiten und sich erschöpfen. Auf diese Weise können Sie es auch genießen, wenn Sie freie Zeit haben und werden kein schlechtes Gewissen haben, weil Sie etwas nicht geschafft haben.
Die guten Gewohnheiten finden sich auch in dem, was wir gelernt haben, nachdem wir ins Home Office geschickt wurden. Vielleicht haben Online-Meetings in mancher Hinsicht besser funktioniert, weil sie kürzer wurden. Vielleicht haben sich einige Meetings als überflüssig erwiesen. Und vielleicht haben Sie ganz neue Dinge darüber gelernt, wie Sie selbst am besten arbeiten können.
Dies sind alles Dinge, die Sie mitnehmen können, um neue, gute Arbeitsgewohnheiten zu schaffen.
Gute Ergonomie ist auch eine gute Angewohnheit
Wir alle wurden sehr schnell in die Arbeit von zu Hause aus hineingeworfen. Die meisten von uns saßen an schlechten Heimarbeitsplätzen in der Küche, im Wohnzimmer oder im Kinderzimmer, die nicht ergonomisch für die Arbeit ausgelegt sind.
Gleichzeitig ist es wahrscheinlich auch schwieriger geworden, sich daran zu erinnern, dass es bei der Ergonomie nicht nur darum geht, den richtigen Bürostuhl in der richtigen Höhe zu haben. Es geht auch darum, was man sonst mit seinem Körper macht.
Daher ist es eine willkommene Gelegenheit, mit den guten Gewohnheiten der Abwechslung und der Pausen zu beginnen, wenn Sie ins Büro zurückkehren. Denken Sie daran, die Arbeitsposition im Laufe des Tages mehrmals zu wechseln und Pausen einzulegen. Sie können Pausen nutzen, um sich ein wenig zu bewegen und mit Ihren Kollegen zu sprechen, die sich ebenfalls an die guten, ergonomischen Gewohnheiten erinnern müssen.
Lesen Sie auch: Ergonomie im Büro: Wie man sie auf die Tagesordnung setzt
Insgesamt erfordert ein guter Computerarbeitsplatz fünf Dinge:
- Einen ergonomischen Stuhl
- Einen höhenverstellbaren Schreibtisch
- Einen richtig eingestellten und positionierten Bildschirm
- Eine Tastatur, die zu Ihnen passt und nicht zum Neigen neigt
- Eine ergonomische Maus
Lesen Sie auch: Verletzungen vermeiden und Geld sparen: Die Auswirkungen eines ergonomisch korrekten Arbeitsplatzes
Klare Kommunikation schafft eine gute mentale Arbeitsumgebung
Sie müssen klar kommunizieren, wie Sie mit Corona (auch in Zukunft) umgehen – sowohl in Bezug auf Ausbrüche, aber ebenso im täglichen Leben mit dem, was Ihre Richtlinien für Desinfektion und Abstand sind.
Manche achten selbst darauf, aber für andere kann es beruhigend sein, zu wissen, dass der Arbeitgeber klare Regeln formuliert. Vor allem, dass es klare (und sinnvolle) Regeln für die Küche, die Kantine und andere Orte gibt, an denen alle zusammenkommen, ist besonders wichtig.
Gleichzeitig ist es auch gut, darüber zu informieren, wie die Büroeinigung in Zukunft sein wird. Vielleicht hat Sie die Erfahrung einer Pandemie dazu veranlasst, an exponierten Stellen eine zusätzliche Reinigung während des Tages durchzuführen, oder vielleicht werden Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ausgewählte Stellen zu reinigen, nachdem sie benutzt wurden.
Wenn Sie das tun, müssen Sie auch dafür sorgen, dass sie ausreichend Mittel für Reinigung und Desinfektion haben. Es sollte nicht in der Verantwortung des einzelnen Mitarbeiter liegen. Wenn einige Kollegen spezielle Reinigungsmittel verlangen, stellen Sie sicher, dass sie diese bekommen.
Erstellen Sie einen Leitfaden für die Personalabteilung – und für Mitarbeiter
Für die Rückkehr ins Office müssen Anleitungen und Handbooks angefertigt werden. Sowohl für Sie selbst – als auch für die Mitarbeiter.
Denn es ist (momentan noch) nicht möglich, dass alle zur gleichen Zeit wiederkommen. Planen Sie deshalb frühzeitig, wie alle wieder zurückkommen sollen. Am besten mit einem detaillierten Schritt-für-Schritt-Plan mit definierten Teilzielen.
Für die Mitarbeiter ist es hilfreich, im Voraus zu wissen, wann sie sich im Büro treffen, damit sie sich mental vorbereiten können.
Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation klar ist, und kommunizieren Sie rechtzeitig, wenn es irgendwelche Änderungen gibt – vor allem, wenn noch nicht alle ins Büro zurückgekehrt sind.
Jeder sollte auf dem gleichen Stand der Kommunikation sein, damit keine Missverständnisse entstehen. Deshalb müssen Sie auch erklären, warum Sie so vorgehen, wie Sie vorgehen.
Helfen Sie Mitarbeitern bei der Rückkehr, indem Sie ihnen zuhören
Eine große Hilfe für die Mitarbeiter ist auch, ihnen zuzuhören – und anzuerkennen, dass sie verschieden sind. Lassen Sie Raum und erkennen Sie an, dass Einige beim Übergang zur Rückkehr ins Büro mehr Flexibilität brauchen als andere.
Eine gute mentale Arbeitsumgebung erfordert viel Platz und Raum für Vielfalt. Daher müssen Sie in der Lage sein, individuelle Überlegungen zu berücksichtigen und diesen Übergang nicht überstürzt zu vollziehen.
Es muss ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen werden, was ein gutes Arbeitsleben ist und wie Sie diesen Rahmen gemeinsam schaffen können. Deshalb müssen Sie sowohl den Mitarbeitern zuhören, wenn sie zu Ihnen kommen, aber auch ermöglichen, dass über das gute Arbeitsleben gesprochen wird. Zum Beispiel, indem man gemeinsam in Teams oder Abteilungen spricht.
